Las reuniones altamente productivas existen y también son divertidas e inspiradoras
Parecía que con el trabajo híbrido o remoto, había quedado claro que las largas y tedisosa reuniones grupales no eran ni necesarias, ni productivas. Craso error. Muchas empresas tan sólo han sustituido la presencialicad, e intentan hacer la transformación digital pensando en analógico, convocando las mismas reuniones (largas y tediosas), pero a través de una videoconferencia.
Si analizamos los datos, según un estudio de la Universidad de Harvard, 7 de cada 10 reuniones no llegan a nada, y no sólo eso, sino que le quitan tiempo a los empleados para que puedan hacer sus tareas, convirtiéndose en un verdadero lastre de producción. Por otro lado, gracias al estudio realizado en Francia por IFOP, se descubrió que que 200 empleados con 2 horas de reuniones por semana cuestan 1 millón de euros, aunque pese a todo, recientes encuestas resaltan que más del 70% de los trabajadores consideran útiles las reuniones, lo que deja en evidencia que es urgente buscar formas de perfeccionarlas.
REUNIONES QUE POTENCIAN EL BIENESTAR FÍSICO Y MENTAL
Victor Carreau junto con Maxime Albertus y Nicholas Findling, son los fundadores de Comet, un concepto de coworking que integra potenciar el bienestar físico y mental, con la idea de fomentar las reuniones que incentiven la inteligencia colectiva en un entorno especialmente diseñado para ello. Cuentan con 10 sedes repartidas entre Madrid, París y Bruselas y tienen una visión muy clara de cómo se pueden mejorar las reuniones de trabajo.
“Hoy en día, nuestra atención se divide en muchos temas, estamos constantemente enfrentando muchas solicitudes y nuestro tiempo de enfoque es cada vez más escaso. Por lo tanto, la idea de Retorno de la Inversión de Tiempo (ROTI) se vuelve mucho más importante en nuestro día a día en el trabajo”. Aunque por otro lado, Víctor también cree que a medida que nuestro mundo se digitaliza, nos distanciamos, de ahí que defienda la importancia del contacto humano. “Abogamos por el valor del grupo y nuestra conexión humana. Creemos en la colaboración, la cooperación, la cohesión y la energía conjunta. Consideramos que es esencial preservar los momentos en persona, en carne y hueso, para fomentar y mantener la dinámica de grupo”.
El objetivo es hacer reuniones para discutir, llegar a acuerdos, crear y crecer; el problema llega cuando no sabemos hacerlo de manera eficiente, potenciando los vínculos de calidad y el cuidado de cada uno de los trabajadores. Es ahí donde el sistema de Comet y sus reuniones altamente productivas, se convierten en un valor añadido. ¿Cuál es la clave?
“Es crucial ser riguroso en cuanto a los objetivos, la duración y los participantes involucrados”, explica Víctor Carreau, quien hace hincapié en lo común que es convocar a una reunión sin un propósito claro. “Deberíamos establecer una claridad absoluta acerca del tema y la agenda, reevaluar la duración de acuerdo con el objetivo planteado y seleccionar cuidadosamente a los participantes, teniendo en cuenta sus horarios, para incluir únicamente a aquellos que tienen que expresar opiniones o compartir sus avances. En algunos casos, puede que algunos únicamente requieran acceder al resumen posterior a la reunión”.
Por otro lado, sostiene que el contexto y el entorno ejercen un impacto considerable. “Un espacio luminoso y confortable siempre resultará más inspirador que una habitación pequeña y oscura, especialmente durante reuniones prolongadas o de importancia crítica, que involucren la generación de ideas o la consecución de acuerdos”. El equipo interno de arquitectos de interiores con los que su empresa cuenta, están dedicados a crear un entorno estimulante y de alta calidad, brindando así una sensación de exclusividad y reforzando su compromiso con la reunión en cuestión. Todo esto aderezado con un servicio de hospitalidad a la altura de un hotel que enriquece la experiencia: desde servicios de catering y asistencia técnica, hasta aperitivos, entre otros.
Otro concepto clave que Víctor defiende, es la idea de que las grandes ideas emergen cuando brindamos la misma atención a nuestros cuerpos que a nuestras mentes. “Apostamos tanto por el confort físico como por el bienestar mental. Consideramos fundamental que las personas se sientan relajadas y seguras para expresar sus ideas y contribuir a la creación de un entorno sumamente productivo. Tenemos sesiones de 15 minutos diseñadas para fomentar la concentración, recuperar energías y relajarse, y toman inspiración de prácticas como la meditación, el yoga y la sofrología. No solo te preparan mentalmente para tu reunión, sino que también aportan significativos beneficios físicos a tu cuerpo”.
Demostrar interés en los participantes a una reunión, aporta un beneficio importante al invertir en la retención de talento, así como en la percepción de la marca. “Esta intensidad genera memorabilidad y una energía única, conduciendo a resultados positivos. Por ende, su influencia en los individuos y su participación durante la reunión amplifica la eficacia grupal, extendiéndose más allá del evento. Estos episodios particulares se han consolidado como elementos estratégicos dentro de la cultura de nuestras empresas”.
En contraparte, arguye Carreau, las reuniones convencionales no demuestran una preocupación específica ni por los asistentes ni por el tema, tienen menos probabilidad de dejar una impresión profunda y duradera, ya que ese no es su objetivo principal. Como experto en el tema afirma que si una reunión tiene como objetivo satisfacer una necesidad crítica, integrar a un equipo, generar energía grupal o convencer a un posible inversionista, es fundamental invertir y brindar la mejor experiencia posible.